Muhasebeciye banka ekstresi hazırlama: kategorilere ayrılmış ve izlenebilir CSV

Kısa yanıt

Dönem boyunca kullandığınız tüm hesapların ekstrelerini yükleyin, kategorileri kontrol edin, muhasebecinizin sorabileceği işlemlere not ekleyin ve tek bir CSV dışa aktarın. Dosyadaki her satır, geldiği ekstreyi belirtir; böylece muhasebeciniz herhangi bir satırı kaynak belgeyle karşılaştırabilir. Orijinal ekstreleri de gönderin.

Pulget dosyayı hazırlar. Hangi giderlerin vergiden düşülebileceğine karar vermez, vergi veya KDV hesaplamaz ve fatura düzenlemez. Bunlar muhasebecinizin işidir.

Muhasebeciler genellikle neleri ister

Ayrıntılar ülkeye ve muhasebeciye göre değişir, ancak istenenler genellikle benzerdir:

• İş için kullanılan tüm hesapların, dönemin tamamını kapsayan ekstreleri.
• Her işlem için bir kategori içeren elektronik tablo.
• Açıklamasından amacı anlaşılmayan ödemelerin izahı.
• Yabancı para birimlerindeki tutarların raporlama yaptığınız para birimine çevrilmiş hâli.

Ham PDF'ler yalnızca ilk maddeyi karşılar. Diğerleri, son teslim tarihinden önce akşamları yapılan iştir.

Dosyayı hazırlayın

1. Her banka hesabı veya kart için Pulget'te kendi para biriminde ayrı bir hesap oluşturun. Kişisel ve iş harcamalarını birlikte içeren kartları da kullanabilirsiniz; bunları 4. adımda ayırırsınız.
2. Döneme ait PDF, CSV, XLS veya XLSX ekstrelerini yükleyin. Taranmış PDF'ler OCR ile okunur. Çakışan dönemlere ait ekstreleri yükleyebilirsiniz, çünkü hesapta zaten bulunan satırlar atlanır; dosyalar arasındaki olası kopyalar ise İnceleme bölümündeki "Duplicates" altında bekler.
3. Her içe aktarımı onaylamadan önce kontrol edin. Yanlış kategorileri düzeltin; aynı işyeri yeniden göründüğünde Pulget düzeltmeyi kullanır, böylece sonraki çeyreklerde daha az düzeltme gerekir.
4. İşle ilgili olanları işaretleyin. Pulget'te iş veya kişisel kullanım anahtarı yoktur. Bunun yerine kategoriyi, işlem üzerindeki bir notu ("müşteriyle öğle yemeği, X projesi") ve kendine ait giderleri olan bir iş için Anlar bölümündeki projeyi kullanın. Proje, işlemlerini gruplar ve tutarlarını toplar.
5. Pulget'in kendi hesaplarınız arasında önerdiği transfer çiftlerini (aynı tutar, aynı para birimi) kabul edin ve diğer transferleri İşlemler sayfasında kendiniz gruplayın. Böylece kişisel hesaptan iş hesabına aktardığınız para gider olarak görünmez.
6. Dışa aktarın.

Hangi dışa aktarımı göndermeli

Pulget'in iki CSV dışa aktarımı farklı ihtiyaçlara yanıt verir.

Çoğu muhasebeci için Hesaplar veya Belgeler bölümündeki dışa aktarım uygundur: içe aktarılan her satır ekstredeki bir satırla eşleşir. İşlemler bölümündeki dışa aktarım sayfa filtrelerini izler; önce tarih aralığına veya kategoriye göre daraltabilirsiniz. Burada grupladığınız bir iade veya transfer, net tutarıyla tek satırda görünür.

CSV'de neler bulunur

Her satırda tarih ve saat, açıklama ve işyeri, kategori, işaretli tutar (para çıkışları negatiftir) ve para birimi, raporlama para biriminizdeki tutar, hesap ve kısmen gizlenmiş hesap numarası, ödeme yöntemi, notunuz, varsa ücret ve para birimi, kaynak belgenin dosya adı bulunur. Çoğu satırdaki ücret gibi gösterilecek verisi olmayan sütunlar boş kalır.

Dosya elektronik tabloda açıldığında iki ayrıntı önemlidir. Kiril, Türkçe ve İspanyolca karakterlerin doğru açılması için bayt sırası işaretli (BOM) UTF-8 biçiminde kaydedilir. Tutarlar ondalık ayırıcı olarak nokta kullanır; elektronik tablonuz ondalık virgül bekliyorsa dosyayı doğrudan açmak yerine içe aktarın ve ayırıcıyı ayarlayın. Kategori adları İngilizcedir.

Ekstreleri de gönderin

Pulget'te içe aktarılan her işlem, kaynak dosyayı doğru sayfada açar. Muhasebeciniz Pulget'e erişemediğinden CSV ile birlikte orijinal ekstreleri de gönderin. "Document" sütunu, her satır için hangi ekstrenin açılacağını belirtir.

Yabancı para birimleri

Her işlem orijinal tutarını ve para birimini korur. Raporlama tutarı, işlem tarihi için yayımlanmış döviz kurunu veya daha önceki en yakın tarihi kullanır; uygun kur yoksa boş kalır. Bankanız veya vergi dairesi belirli bir kur istiyorsa işlem için bu kuru girebilirsiniz. Çok para birimli harcama takibi rehberi kurların nasıl seçildiğini açıklar. Çevrilmiş sütuna güvenmeden önce muhasebecinize hangi kuru beklediğini sorun.

Pulget neleri yapmaz

• Hangi giderlerin vergiden düşülebileceğine karar vermez veya vergi kurallarını uygulamaz.
• Fatura düzenlemez.
• Fotoğraf veya ekran görüntüsü okumaz; bu nedenle kâğıt fişleri saklamanız gerekir.
• Muhasebe yazılımı değildir. Kayıtları muhasebeciniz yine muhasebeleştirir.

Bir çeyrekle başlayın

Önizleme döneminde bir çeyreklik ekstreleri ücretsiz yükleyin ve dışa aktarımı son teslim günü gelmeden inceleyin. Banka ekstrelerini CSV'ye dönüştürme rehberi dışa aktarımı daha ayrıntılı açıklar; fiyatlandırma sayfası ise Standard planının dosya ve sayfa sınırlarını listeler.